Айтек

Интеграция amoCRM

Компания Айтек — ведущий системный интегратор, дистрибутор и разработчик аппаратных и программных решений в области аудиовизуальных систем отображения информации.

Направления деятельности компании основываются на внедрение и проектировании аудиовизуальных средств информации для коммерческих организаций, государственных учреждений и органов власти, комплексных решений для объектов сферы образования, а также техническое обеспечение мероприятий разной направленности.

После подписания NDA бизнес аналитик нашей компании провел опрос руководителя компании и 2-х наиболее опытных менеджеров, которые участвуют в процессе работы с клиентом.

По итогам опроса мы получили описание процесса работы с клиентами, при этом с 2-х точек зрения: со стороны руководителя и со стороны менеджеров, которые участвуют в процессе. Была составлена схема работы с клиентом в общем виде, определены основные этапы работы с клиентом:

1. новая заявка
2. квалификация клиента
3. бриф отправлен
4. разработка КП
5. согласование КП с клиентом
6. подготовка ТЗ
7. подготовка к аукциону
8. аукцион проведен
9. договор согласован
10. выставлен счет
11. закупка оборудования
12. монтаж оборудования
13. ОС получена

После получения схемы в общем виде, перешли к его детализации. Для каждого этапа зафиксировали ответственного сотрудника, условия перевода клиента на следующий этап, цель минимум и цель максимум для каждого этапа, критерии нахождения клиента на этапе, обязательные действия сотрудника и возможные варианты автоматизации.

Благодаря amoCRM клиент получил полностью управляемый, прозрачный процесс реализации проекта. Единая база клиентов в компании позволила накапливать информацию по реализованным проектам. В результате если обращается клиент с параметрами по проекту, которые ранее уже были реализованы, менеджер находит реализованный проект и всю соответствующую документацию по проекту, а эти данные используются для новых проектов. Данный подход позволил клиенту снизить сроки разработки коммерческого предложения практически в 2 раза.

Основные предпосылки для внедрения CRM:

Продукт компании сложный, при реализации проекта компания предлагает такие услуги как консультация и аудит, разработка и проектирование, подготовка ТЗ и участие в государственных торгах, поставка оборудования и мебели, акустический расчет, шумоизоляция помещения, строительно-монтажные и пусконаладочные работы. В результате цикл реализации проекта занимает несколько месяцев.

При этом в процессе реализации проекта происходит постоянное взаимодействие с клиентами компании: получение брифа, обсуждение, согласование ТЗ и т. д. Информации много и она храниться в виде переписки по электронной почте. В переписке сложно ориентироваться, трудно использовать информацию по уже реализованным проектам.

Для клиента важно видеть процесс работы над проектом и контролировать каждый этап реализации. Это нужно чтобы понимать объем потенциальной загрузки монтажной бригады, прогнозировать выручку компании и загруженность сотрудников.

В компании существует проблема — забытые клиенты. Т.к. проекты с чеком свыше нескольких млн. рублей, то каждый проект в начале подробно обсуждается с заказчиком. Заказчик может обдумывать предложение несколько месяцев и важно не забыть этому заказчику перезвонить. Руководитель хочет понимать с кем из клиентов давно не связывались, чтобы исключить забытых.

В рамках данного проекта были проведены следующие настройки:

• Настройка воронки продаж в соответствии с согласованным процессом.

Этапы работы с клиентом были перенесены на логику amoCRM. Настроены дополнительные поля в карточке сделки, компании и контакта.

• К amoCRM подключена электронная почта сотрудников и общая почта компании

Вся переписка с клиентами автоматически сохраняется в карточку сделки по клиенту.

• Интеграция системы с IP-телефонией

Клиент использует IP-телефонию от компании «Телфин». Была настроена интеграция с телефонией, в результате все звонки сотрудников записываются и автоматически добавляются в карточку сделки. Также при входящем звонке появляется карточка клиента.

• Подключен дополнительный виджет «Скрытие полей»

Виджет позволяет скрывать определенные поля от определенных сотрудников. Так конкурсный управляющий получил доступ только к полям, которые имеют отношение к аукциону

• Настроены сценарии автоматизации


В настройках диджитал воронки реализовали автоматическое создание анкеты-брифа для клиента. При переводе сделки на этап «Отправка брифа" — автоматически создается анкета и отправляется клиенту по почте или через мессенджеры. После того как клиент заполняет анкету, сделка автоматически переходит на этап бриф получен, ставится задача ответственному менеджеру. Также была реализована цепочка автоматических задач-напоминаний для контроля сроков нахождения клиента в определенном статусе.

• Интеграция с сайтом компании + установка на сайт кнопки обратной связи


Сайт клиента напрямую подключен к amoCRM. Все заявки автоматически попадают в CRM-систему. Также через кнопку обратной связи можно задать вопрос в онлайн чате или выбрать удобный канал общения — все сообщения при этом также попадают в amoCRM

По итогам настройки системы мы перешли к обучению сотрудников. Основная задача была сделать так чтобы все сотрудники во-первых отлично ориентировались в системе и знали ее функционал, во-вторых, понимали как использовать систему в соответствии с бизнес-процессами компании.

Для сотрудников проведено онлайн обучение через Zoom с записью экрана. На обучение сотрудники были обучены использовать стандартный функционал системы: создавать сделки, ставить задачи, взаимодействовать с коллегами и т. д. Во второй части сотрудников обучили работать в соответствии с регламентами компании. Были обозначены зоны ответственности, время в течение которого сделка может находиться на определенном этапе, критерии в соотвествии с которыми сотрудник может изменить этап работы с клиентом и т. д.

Сотрудникам была «продана» идея использования системы в работе. Показаны основные преимущества, которые предоставляет система сотрудникам: автоматическая генерация брифа для клиента и его автоматическая отправка клиенту, после заполнения брифа, автоматическое оповещение сотрудника о том, что информация заполнена клиентом и т. д.

Нажимая на кнопку «Заказать» вы подтверждаете своё согласие с Политикой конфиденциальности.

Бесплатный аудит для вашей компании