Вводная часть
Айтек - проектная компания. Компания проектирует и строит переговорные комнаты, актовые и концертные залы, диспетчерские и учебные аудитории.
Zero block
Click "Block Editor" to enter the edit mode. Use layers, shapes and customize adaptability. Everything is in your hands.
Tilda Publishing
create your own block from scratch

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

Основная цель проекта - получить прозрачный, управляемый процесс работы над проектом с контролем работы на каждом этапе реализации.

Для того, чтобы добиться этой цели, мы выделили для себя ряд задач:

1
Сформировать единую базу клиентов
Любое общение с клиентом должно сохраняться в карточку клиента.
2
Support
Our managers are always ready to answer your questions. You can call us at the weekends and at night.
3
Flexibility
This method allows us to achieve success in problems of all levels.
4
Experience
Each member of our team has at least 5 years of legal experience.
5
Presents
We like to make people happy. We ask our clients about their birthday and prepare cool presents.
6
Efficiency
We care about our clients' time. Just give us a call, and we will help you with all the questions.

Компания Айтек — ведущий системный интегратор, дистрибутор и разработчик аппаратных и программных решений в области аудиовизуальных систем отображения информации. Направления деятельности компании основываются на внедрение и проектировании аудиовизуальных средств информации для коммерческих организаций, государственных учреждений и органов власти, комплексных решений для объектов сферы образования, а также техническое обеспечение мероприятий разной направленности.

Вводная часть

Продукт компании сложный, при реализации проекта компания предлагает такие услуги как консультация и аудит, разработка и проектирование, подготовка ТЗ и участие в государственных торгах, поставка оборудования и мебели, акустический расчет, шумоизоляция помещения, строительно-монтажные и пусконаладочные работы. В результате цикл реализации проекта занимает несколько месяцев. При этом в процессе реализации проекта происходит постоянное взаимодействие с клиентами компании: получение брифа, обсуждение, согласование ТЗ и т.д. Информации много и она храниться в виде переписки по электронной почте. В переписке сложно ориентироваться, трудно использовать информацию по уже реализованным проектам.


Для клиента важно видеть процесс работы над проектом и контролировать каждый этап реализации. Это нужно чтобы понимать объем потенциальной загрузки монтажной бригады, прогнозировать выручку компании и загруженность сотрудников.


В компании существует проблема - забытые клиенты. Т.к. проекты с чеком свыше нескольких млн. рублей, то каждый проект в начале подробно обсуждается с заказчиком. Заказчик может обдумывать предложение несколько месяцев и важно не забыть этому заказчику перезвонить. Руководитель хочет понимать с кем из клиентов давно не связывались, чтобы исключить забытых.

Цели и задачи

Основная цель проекта - получить прозрачный, управляемый процесс работы над проектом с контролем работы на каждом этапе реализации.


Для того, чтобы добиться этой цели, мы выделили для себя ряд задач:

  • Проанализировать процесс работы с клиентом "как есть", описать этот процесс. Оценить возможности его оптимизации и автоматизации. Закрепить дедлайны работы на каждом из этапов процесса, ответственных сотрудников на каждом этапе и задачи, которые они должны выполнить.
  • Перенести процесс работы с клиентом в amoCRM, провести необходимые интеграции и настройки системы для сохранения информации по клиенту с момента попадания в систему до момента получения обратной связи.
  • Обучить сотрудников работать в соответствии с новым процессом.
Реализация проекта

Шаг 1: Погружение в бизнес-процессы


После подписания NDA бизнес аналитик нашей компании провел опрос руководителя компании и 2-х наиболее опытных менеджеров, которые участвуют в процессе работы с клиентом.


По итогам опроса мы получили описание процесса работы с клиентами, при этом с 2-х точек зрения: со стороны руководителя и со стороны менеджеров, которые участвуют в процессе. Была составлена схема работы с клиентом в общем виде, определены основные этапы работы с клиентом:

  1. новая заявка
  2. квалификация клиента
  3. бриф отправлен
  4. разработка КП
  5. согласование КП с клиентом
  6. подготовка ТЗ
  7. подготовка к аукциону
  8. аукцион проведен
  9. договор согласован
  10. выставлен счет
  11. закупка оборудования
  12. монтаж оборудования
  13. ОС получена

После получения схемы в общем виде, перешли к его детализации. Для каждого этапа зафиксировали ответственного сотрудника, условия перевода клиента на следующий этап, цель минимум и цель максимум для каждого этапа, критерии нахождения клиента на этапе, обязательные действия сотрудника и возможные варианты автоматизации.


Шаг 2: Настройка системы и интеграции


В рамках данного проекта были проведены следующие настройки:


Настройка воронки продаж в соответствии с согласованным процессом.
Этапы работы с клиентом были перенесены на логику amoCRM. Настроены дополнительные поля в карточке сделки, компании и контакта.
К amoCRM подключена электронная почта сотрудников и общая почта компании
Вся переписка с клиентами автоматически сохраняется в карточку сделки по клиенту.
Интеграция системы с IP-телефонией
Клиент использует IP-телефонию от компании "Телфин". Была настроена интеграция с телефонией, в результате все звонки сотрудников записываются и автоматически добавляются в карточку сделки. Также при входящем звонке появляется карточка клиента.
Подключен дополнительный виджет "Скрытие полей"
Виджет позволяет скрывать определенные поля от определенных сотрудников. Так конкурсный управляющий получил доступ только к полям, которые имеют отношение к аукциону
Настроены сценарии автоматизации
В настройках диджитал воронки реализовали автоматическое создание анкеты-брифа для клиента. При переводе сделки на этап "Отправка брифа" - автоматически создается анкета и отправляется клиенту по почте или через мессенджеры. После того как клиент заполняет анкету, сделка автоматически переходит на этап бриф получен, ставится задача ответственному менеджеру. Также была реализована цепочка автоматических задач-напоминаний для контроля сроков нахождения клиента в определенном статусе.
Интеграция с сайтом компании + установка на сайт кнопки обратной связи
Сайт клиента напрямую подключен к amoCRM. Все заявки автоматически попадают в CRM-систему. Также через кнопку обратной связи можно задать вопрос в онлайн чате или выбрать удобный канал общения - все сообщения при этом также попадают в amoCRM

Шаг 3: Обучение и аттестация сотрудников

По итогам настройки системы мы перешли к обучению сотрудников. Основная задача была сделать так чтобы все сотрудники во-первых отлично ориентировались в системе и знали ее функционал, во-вторых, понимали как использовать систему в соответствии с бизнес-процессами компании.


Для сотрудников проведено онлайн обучение через Zoom с записью экрана. На обучение сотрудники были обучены использовать стандартный функционал системы: создавать сделки, ставить задачи, взаимодействовать с коллегами и т.д. Во второй части сотрудников обучили работать в соответствии с регламентами компании. Были обозначены зоны ответственности, время в течение которого сделка может находиться на определенном этапе, критерии в соотвествии с которыми сотрудник может изменить этап работы с клиентом и т.д.


Сотрудникам была "продана" идея использования системы в работе. Показаны основные преимущества, которые предоставляет система сотрудникам: автоматическая генерация брифа для клиента и его автоматическая отправка клиенту, после заполнения брифа, автоматическое оповещение сотрудника о том, что информация заполнена клиентом и т.д.

Итоги проекта

Благодаря amoCRM клиент получил полностью управляемый, прозрачный процесс реализации проекта. Единая база клиентов в компании позволила накапливать информацию по реализованным проектам. В результате если обращается клиент с параметрами по проекту, которые ранее уже были реализованы, менеджер находит реализованный проект и всю соответствующую документацию по проекту, а эти данные используются для новых проектов. Данный подход позволил клиенту снизить сроки разработки коммерческого предложения практически в 2 раза.