Реализация процесса согласования договора в Битрикс24

Вводные данные

Заказчик - международная консалтинговая компания. В компании ранее мы внедрили Корпоративный портал Битрикс24 (коробочная версия). В Битрикс на текущий момент работает более 40 сотрудников.

Предпосылки

Заказчик обратился с задачей по оптимизации процесса согласования проекта договора. Сейчас данный процесс в компании работает не оптимально:

1. Клиент принимает условия коммерческого предложения и менеджер подготавливает проект договора
2. Проект договора в виде doc файла вкладывается в email и отправляется руководителю на согласование
3. Руководитель вносит комментрии и правки по договору в документ и в ответном письме отправляет все тот же doc файл, только уже с комментариями
4. Менеджер вносит необходимые правки и снова отправляет документ на согласование
5. Эти итерации могут повторяться несколько раз, до момента итогового согласования документа

Есть ряд неудобств в связи с такой реализацией процесса. Так нет единой истории правок и комментриев по документу. Если возникает какой-то вопрос - приходится тратить время на поиск писем на электронной почте. На электронные письма сотрудники не всегда реагируют оперативно, из-за чего процесс подписания договора неоправданно затягивается.

Решение задачи

Так как в компании мы уже настроили корпоратиный портал Битрикс24, то данную задачу решали с помощью функционала бизнес-процессы. Впервую очередь мы реализовали отдельную воронку "Подписание договора". В эту воронку поступают клиенты, которые согласовали условия коммерческого предложения. Цель воронки - подписание договора с клиентом, предоплата услуги.

В процессе "Подписание договора" выделили следующие этапы:

При переводе сделки на этап "Отправить договор на согласование" мы настроили автоматический запуск бизнес-процесса. При этом чтобы перевести сделку на этот этап менеджеру необходимо заполнить обязательное поле "Проект договора". Именно этот вложенный файл и поступит по процессу на согласование руководителю.

Так же нам необходимо было предусмотреть ситуацию, когда договор заключался с новым клиентов с которым компания еще не сотрудничала. По таким клиентам, перед заключением договора, необходимо проводить проверку и оценку рисков.

Если клиент новый, то процесс после запуска сперва поступает ассистенту, которые должен провести анализ благонадежности контрагента и вложить в процесс файл с отчетом. После этого уже процесс (если клиент новый, то вместе с отчетом) поступает руководителю.

В карточке бизнес-процесса содержится все необходимая информация по проекту и клиенту. Есть реквизиты контагента, информация по согласованному КП, вложенный отчет и сам проект договора. Руководитель сразу может приступить к изучению документов.

Итоги

Мы получили действительно удобный инструмент по согласованию документов. Я теперь в карточке процесса могут посмотреть всю историю дополнений, все обсуждение вопросов касательно важных частей договора, также перед глазами. Очень удобно, что согласовывать процессы я могу прямо с мобильного приложения. Просто нажатием одной кнопки.
- Максим, один из руководителей компании