Было
- Заявки приходили в почту, мессенджеры и по телефону — часть не фиксировалась нигде.
- Данные по клиентам лежали в Excel, почте и записях менеджеров: на поиск истории уходили часы.
- Согласование КП и договоров шло письмами и растягивалось на дни.
- Финансовый результат считали вручную и задним числом — какой проект принёс прибыль, руководство не знало.
Что сделали
- 01Собрали воронку от заявки до акта: на каждом этапе свои задачи, сроки и критерий перехода, просрочка уходит руководителю.
- 02Завели учёт сроков регистраций и лицензий — роботы ставят задачи за 90, 60 и 30 дней до окончания.
- 03Перенесли согласование КП и договоров в бизнес-процессы Битрикс24: уведомление, файлы, фиксация правок, доступ с телефона.
- 04Добавили в карточку проекта поступления и затраты — нотариус, переводы, апостиль, командировки, себестоимость сотрудников, отчисления партнёрам — и формулу маржи.
Стало
- Заявки со всех каналов попадают в CRM автоматически: потерянных обращений нет.
- Маржа считается по каждому проекту в рублях и процентах и видна в момент, а не в конце квартала.
- Согласование договора занимает часы вместо дней и не требует руководителя за компьютером.
- Сроки регистраций держит система, а напоминание за 90 дней стало поводом продать продление.
Экономика одного проекта
Так выглядит расчёт в карточке проекта: раньше эти цифры собирали вручную из почты и таблиц уже после закрытия.
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Поступления от клиента | 2 850 000 ₽ |
| Работа нотариуса | −85 000 ₽ |
| Переводы и апостиль | −42 000 ₽ |
| Командировочные | −68 000 ₽ |
| Себестоимость сотрудников | −520 000 ₽ |
| Отчисления партнёрам | −190 000 ₽ |
| Маржинальность | 1 945 000 ₽68 % |
«Теперь открываю карточку и вижу маржу здесь и сейчас — это другое качество управления.»
Что мы вынесли из проекта
Финансовый учёт
Коробочная CRM не считает маржу — её собирают на пользовательских полях и формулах. Ценна даже не сама цифра, а прозрачная структура затрат: когда менеджер видит маржу, он строже относится к дополнительным расходам.
Контроль сроков
Напоминание за 90 дней работает не как страховка, а как триггер продажи: клиент, которого предупредили заранее, реже уходит. При этом один пропущенный срок может стоить штрафа или лицензии.
Специфика отрасли
В консалтинге доверие копится годами, поэтому в CRM важны не только сделки, но и контекст касаний. При среднем чеке 300–500 тыс. ₽ одна потерянная заявка сопоставима со стоимостью внедрения.